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提高OA實施的成功率

來源:重慶OA    關鍵字:重慶OA辦公系統    發布時間:2016-07-15    瀏覽次數:

? 對于ERP、OA這樣需要廠商進駐用戶現場開展實施、系統功能復雜的企業管理系統來說,最終系統是否能實施成功可謂是一切努力的關鍵。是對之前系統選型調研等前期工作的肯定,也即將開啟未來企業管理水平提升之路。成敗論英雄,雖然影響系統實施成功的因素有很多,但是軟件的優劣以及是否選型準確仍然是決定項目實施成功與否的最重要因素。

?????【梳理需求是關鍵】

? ?? ?從選型方面說,用戶最應該做好的首要事情就是:理清自己的需求。無數的OA系統選型文章在列出一條條“選型原則”告誡用戶時,把建議用戶了解自己的需求排在第一位??墒菍嶋H情況中,仍然有很多企事業單位并沒有清楚了解自己的需求,而只是覺得,應該提升一下企業管理了;應該建設一下企業信息化了;同行企業上馬了新的OA系統,效益得到了提高,我們也不能落后了.......等等諸如此類的理由。有些用戶呢,稍好一些,最起碼有需求的輪廓:上馬一個OA系統管理一下公司的銷售部門;購買個OA系統解決一下跨地域辦公的問題;需要OA系統來幫我管人事、管項目管理等。

? ?? ?那具體的業務流程呢?管銷售有具體的商機管理流程,管項目有具體的項目實施流程和方法,管報銷有具體的報銷流程和制度......。每個企業都應該有自己獨特的業務流程,這些業務流程也正是企業核心價值所在?,F實情形卻是另一幅畫面:到了項目實施時,用戶才發現,這些流程都沒有好好梳理過。每個員工只管自己眼皮底下的固定工作,領導只用來開會和救火,真正能夠管控流程的人沒有。

? ?? ?所以正確的做法是,企業首先確定自己的管理制度和方法,繼而理順業務流程,接著選型時尋找可實現自己業務流程的OA產品,這樣當然OA系統實施就容易成功得多。軟件說白了只是輔助的工具而已,用自動化的智能手段幫助管理者提高管理效率和易于管控。如果像有的管理者,只是依賴于管理軟件出流程出方法,那就本末倒置了。必然會導致項目實施的失敗。

? ???【系統靈活促成功】

? ?? ?用戶需求確定,那么就為成功實施開了一個好頭。同時,如果OA系統自身靈活,可支持用戶個性化、自定義的業務流程和要求,那么實施的成功率自然又提高了許多。就拿貓撲OA的代表重慶遠大印務協同運營平臺來說吧,從電子表單到業務流程的設計都支持用戶自行設計和建構。只要用戶理清了自己的流程和管理制度,很快就能在OA系統中落實。繼而通過OA系統的自動流轉,把每個流程自動推送到負責各個節點的參與人面前。同時實施的過程也是流程再造和優化的過程,當用戶在具體實施流程時會很容易發現流程有不合理、效率低、責任不明確的地方,正好利用這個機會進行升級和優化。

? ?? ?以前的流程運轉完全靠人工管理,現在依靠OA系統,領導進入系統就可以精準地管控,了解流程停滯在哪里,在哪里被堵住,責任到人,再也不會發生踢皮球的情況。哪怕領導外出不在公司,移動版本也可以實現跨地域的協作和管控。

? ?? ?重慶遠大印務說,他們也經常遇到需求不清晰的用戶,往往實施時才發現從來沒有真正梳理過自己的業務流程,原來員工做事情都是按慣例,而這個慣例是否合理,是否形成了業務規范,從來沒有考慮過。有的用戶實施前還對自己的需求不以為然,覺得不復雜,可通過實施現場的不斷梳理,最后竟做出了復雜的業務流程,用戶自己都沒有想到。重慶遠大印務感慨,幸好是他們的產品有著強大的工作流引擎,支持個性化,否則遇到這樣的項目很有可能即遭遇失敗的結局。

? ?? ?由此可見,用戶梳理流程和OA系統本身的靈活性兩者缺一不可,互相保證,才能促進OA系統項目實施的成功。

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